Bedrijfsreglement

Na het lezen van dit document kun je met recht zeggen; I am BTTR.

Inhoudsopgave

1. Over BTTR
2. How we do things
3. Over je werkdag
4. Administratieve zaken
5. Verlof
6. Verzuim
7. Gedragsregels
8. Overig
9. Gebruik van niet-gecontracteerde AI-diensten
10. Vertrouwelijkheid en informatiebeveiliging

1. We bouwen aan een persoonlijke relatie met onze klanten en met elkaar. Ingewikkeld schrijven hoeft niet. Vind je het niet lekker lezen? Dat geldt dan ook voor een ander. Vergeet onze merkwaarde ‘begrijpelijk’ niet, dus gebruik geen onnodig vakjargon. Gebruik in je teksten altijd je, geen u (tenzij je mailt naar Willem-Alexander Claus George Ferdinand, Koning der Nederlanden, Prins van Oranje-Nassau)
2. De huisstijl van BTTR is na een onderzoek van een half jaar, bijschaven en honderden gekillde darlings, geworden tot wat het nu is. Overal gebruiken we dezelfde kleuren en beeldstijl. Daar wordt BTTR sterker van. En als we daarmee gaan rommelen, moet er iemand heel hard huilen. Designers zijn namelijk hele gevoelige mensen.
3. Een klant of relatie verrassen met een giveaway of op een evenement BTTR vertegenwoordigen? Trek de deuren van onze opslagruimte open voor merchandise zoals boekjes, pennen, drinkflessen, truien, shirts en meer. Verdient iemand meer aandacht? Vraag jezelf af; wat past bij het moment en wat past bij de persoon, en laat het regelen door onze Office Manager.
4. Elke vrijdagmiddag start de vrijdagmiddagborrel. Trap jij hem af? Dan regel je het eerste rondje fris, soda, (alcoholvrij) bier of wijn en vinden je collega’s je een topper! Onder het genot van een drankje en een potje tafelvoetbal gaan we met veel energie het weekend in!
5. Soms wil je thuis gewoon delen hoe leuk je collega’s zijn, maar dat is lastig onder woorden te brengen. Daarom hebben we om de vijf weken een uitgebreide VRIMIBO inclusief pizza, sushi of friet met snacks waarbij je vriend/vriendin/man/vrouw en/of kids ook van harte welkom zijn. Hoe meer zielen, hoe meer vreugd!
6. Op Social Media geven we af en toe een inkijkje in hoe we de dingen doen, BTTR-style. Deel je met ons mee? Dat vinden we fijn! Gebruik gerust (graag zelfs!) jouw BTTR portretfoto als profielfoto op de socials. Heb je een idee voor een leuke post vanuit BTTR? Deel het met onze Social Media specialist!

Communiceer met een glimlach
Blije klanten vormen de basis van ons bestaan en gelden als fundament voor alles wat BTTR doet en ontwikkelt.

Te veel communiceren kan bijna niet. Twijfel je om dat kleine succesje te delen met de klant? Gewoon doen! Zo laat je aan de klant zien dat we er bovenop zitten en dat de klant prioriteit heeft voor ons. Vind je het lastig of ongepast om vanuit jouw functie te communiceren? Geef het dan door aan één van je collega’s die veel communiceren met de desbetreffende klant.

Wees proactief. Bij BTTR bedoelen we daarmee dat je de regie neemt over je eigen werkzaamheden en je relatie met de klant. Komt een klant er bijvoorbeeld niet uit tijdens het werken met ons CMS (Content Management Systeem) of met Jira? Nodig de klant dan gerust uit op kantoor voor een uitleg hoe ze bijvoorbeeld zelf een pagina kunnen aanmaken op de website.

Heb je een goed idee waarmee de klant vooruit geholpen wordt? Roep de juiste mensen uit het BTTR team bij elkaar en zorg ervoor dat jouw idee met een strik erom gepresenteerd wordt aan de klant. Klant blij, BTTR blij want in negen van de tien gevallen zorgt het voor meer betaald werk.

“De klant is koning” is makkelijker gezegd dan gedaan. Soms gaat een oplevering anders dan gepland of voelt de communicatie tijdens een project niet goed, niet eerlijk en daardoor onterecht. Vraag jezelf dan altijd af; “hoe gekleurd is mijn bril en hoe gekleurd is die van de klant?” Verplaats je in de klant. Vaak besef je dan pas dat het niet zo gek/oneerlijk/onterecht is wat een klant vraagt.

Dus denk vanuit de klant: Wat heeft hij nodig? Welke oplossing zorgt voor het beste resultaat? Wat draagt bij aan effectiever (samen)werken en hoe vertalen we de vraag van de klant naar een digitaal product?

Do’s

• Wees jezelf. Voor 100%.
• Doe alsof je thuis bent en je schoonmoeder bij je op bezoek is. Precies: je ruimt de kamer netjes op en probeert een goede indruk te maken. Heb je een hekel aan je schoonmoeder? Een beetje respect, je partner heeft voor minimaal de helft haar genen! Heb je geen schoonmoeder? Ruim gewoon je meuk op!
• Een baby of een bruiloft? Doe wat je nodig vindt. Uiteraard in overleg met je collega’s. Begrafenis of relationele perikelen? Neem je tijd maar houd je collega’s op de hoogte en trek op tijd aan de bel als je hulp nodig hebt. We willen graag dat het goed met je gaat en helpen waar we kunnen.
• Ideeën over nieuwe apparatuur of nieuwe programma’s die je wilt gebruiken? Laat het horen!
• De klant op 1, 2 en 3 zetten.
• Zorgen voor jezelf door gezond te eten, te bewegen en op tijd te gaan slapen. Ons advies? Na sesamstraat naar bed.
• Deel je projecten. Heb je een nieuw design ontworpen of een webapplicatie gemaakt? Deel je werk op Social Media en laat zien waar je trots op bent. Check van tevoren wel even of het project gedeeld mag worden.
• Testen! Voordat je iets oplevert (intern of extern) kun je met aan zekerheid grenzende waarschijnlijkheid stellen dat het conform opdracht is. Om mooie producten te ontwikkelen waarbij de functionaliteit werkt is testen een must! Twijfel je? Vraag één van je collega’s om mee te kijken.
• Trakteren op taart? Altijd +1 (mag altijd, moet op je verjaardag)

Don’ts

• Geen fouten maken. Dat is namelijk onmogelijk. Iedereen maakt fouten. Sterker nog; je leert het snelst door af en toe op je plaat te gaan.
• Successen vergeten te delen. Af en toe moeten we bubbels (met of zonder alcohol) kunnen poppen. Behaal je een succes voor de klant? Communiceer je succes! Het wordt nog wel eens vergeten maar uiteraard moeten we aan onze klanten laten zien dat we successen voor ze boeken.
• Baas willen worden. Honden hebben een baas. Wij houden niet zo van hiërarchie. Ons bestuursmodel is zo plat als een pannenkoek. Overigens moet je hiërarchie niet verwarren met ergens verantwoordelijk voor zijn. Binnen je functie heb je verantwoordelijkheden en ben je beslisser of beïnvloeder op bepaalde onderwerpen, maar dat betekent niet dat je de baas bent. Het betekent wel dat je in meer of mindere mate leiding geeft als je een beslisser bent.
• #nietdurvenvragen. Kom je ergens niet uit of heb je een vraag? Ask! Twee weten altijd meer dan één.
• Lege verpakkingen terugzetten in de koelkast.
• Remsporen achterlaten. En dan bedoelen we niet alleen op het parkeerterrein.

Bij BTTR betalen we de rekeningen en jouw salaris van de uren die jij en je collega’s hebben besteed aan een klant. Daarom is het super belangrijk dat je die uren goed registreert. Neem daarom aan het eind van elke werkdag even de tijd om je gewerkte uren in te voeren in Jira/Gripp. Wil je een dagje vrij, moet je naar de tandarts, ben je ziek of ga je op vakantie? Verlof en verzuim registreer je ook in Gripp.

Is het alweer bijna de 25e dag van de maand? Dan komt je salaris (en eventuele andere vergoedingen) er weer aan! BTTR stort je salaris op het IBAN nummer dat van jou bekend is. Je loonstroken en jaaropgave ontvang je per digitale post in je mailbox. Dit wordt geregeld met de software van NMBRS via MKB Salarisadviseurs. Je kunt inloggen in jouw eigen omgeving.

Kosten voor scholing, reiskosten en andere onkosten die je in de uitoefening van je functie hebt gemaakt, mag je uiteraard declareren. Maar regel altijd eerst even een schriftelijke goedkeuring van de administratie.

Kom je ’s morgens met de auto, de brommer, de fiets of lopend naar je werk? Dan kom je mogelijk in aanmerking voor een vaste vergoeding per maand op basis van de 214-dagenregeling van de Belastingdienst. Hier wordt gekeken naar de kortste reisafstand tussen je huisadres en je werkplek. Deze vergoeding bedraagt €0,23 per gereisde kilometer. Heb je al een andere reiskosten afspraak (bijvoorbeeld in je arbeidsovereenkomst) gemaakt? Dan geldt bovenstaande uiteraard niet voor jou.

Ben je langdurig ziek dan mogen wij van de belastingdienst de reiskosten niet de hele tijd blijven vergoeden. Alleen de maand waarin je ziek werd en de opvolgende maand. Ben je weer beter dan krijg je weer de vaste reiskostenvergoeding vanaf de eerste dag van de maand die volgt op de maand van herstel. Daarnaast vervalt je recht op reiskostenvergoeding zodra en indien je bent geschorst of op non-actief bent gesteld. Dit geldt ook als je om andere redenen geen werkzaamheden verricht.

Bij BTTR hebben we een algemene pensioenregeling, dus ben je 21 jaar of ouder? Via onze pensioenregeling die we afgesloten hebben bij Centraal Beheer PPI, betalen we tweederde van de premie. Zo zit jij er, later als je groot bent, warmpjes bij achter de geraniums of onder de palmbomen.

Nog wat technische details met betrekking tot de pensioenregeling: je hebt de mogelijkheid om eerder opgebouwde pensioenen over te dragen. Het initiatief hiervoor ligt bij jou. Heb je vragen over je pensioen? De pensioenadviseur van BTTR is momenteel Paul ter Voert. Je mag zelf contact opnemen met Paul als je vragen hebt over je pensioen. Vraag bij de administratie om de contactgegevens van de pensioenadviseur.

Bij BTTR zijn we verzekerd voor verzuim. We maken ook gebruik van een arbodienstverlening. De arbodienst heet ArboNed.

Als je ziek bent, laat het dan vóór 09:00 uur telefonisch weten aan de Office Manager of je leidinggevende. Als bellen niet direct lukt, stuur dan een berichtje en bel op een later tijdstip alsnog. Ben je te ziek om zelf contact op te nemen? Iemand anders mag je ook ziekmelden. Het is belangrijk dat we op de hoogte zijn en weten hoe het met je gaat.

Als je je ziek meldt of ziek laat melden, geef dan het volgende door:

• Waar heb je last van? Zijn je klachten werkgerelateerd?
• Geef een inschatting over de duur van je verzuim. Verwacht je dat je er na een dagje weer bovenop bent of gaat je verzuim langer duren?
• Geef aan of BTTR als jouw werkgever iets kan doen.
• Op welk adres en op welk telefoonnummer ben je bereikbaar?
• Is er sprake is van een ‘vangnetsituatie’? Je hoeft je niet te schamen als je deze term niet kent hoor! Onder vangnetsituatie wordt verstaan: arbeidsongeschiktheid ten gevolge van zwangerschap, als gevolg van structureel functionele beperkingen, of als gevolg van een orgaandonatie. Dit hoef je overigens niet te melden, mag wel.
• Geef aan of er nog werkzaamheden zijn die je wel kunt uitvoeren.
• Geef aan of er sprake is van arbeidsongeschiktheid als gevolg van een ongeluk waarvoor een derde aansprakelijk is.

Deze informatie wordt door werkgever doorgegeven aan ArboNed.

Voor een ziekmelding tijdens een verlof gelden dezelfde regels als voor een ziekmelding buiten je verlof. Dit houdt in dat je verzuim ontstaan tijdens een verlofperiode op dezelfde wijze meldt als hierboven omschreven.

Het kan voorkomen dat je (ernstig) ziek wordt in het buitenland. Voor een ziekmelding tijdens een verlof in het buitenland gelden ook dezelfde regels als voor een ziekmelding in Nederland. Dit houdt in dat je verzuim ontstaan in het buitenland op dezelfde wijze meldt als hierboven omschreven.

Daarnaast moet zo spoedig mogelijk een lokale huisarts ingeschakeld worden voor een medische verklaring. Deze verklaring moet de volgende gegevens bevatten:

• de aard van de ziekte
• het verloop van de ziekte
• de ingestelde therapie
• een verklaring van medische ongeschiktheid tot reizen (indien van toepassing).

Na terugkomst worden deze medische gegevens overhandigt aan ArboNed.

Naar aanleiding van de ziekmelding neemt BTTR regelmatig contact met je op om te informeren naar je situatie. Dezelfde onderwerpen als bij de ziekmelding worden besproken. Er kunnen afspraken worden gemaakt over (gedeeltelijke) werkhervatting, hulp bij het herstel en over hoe vaak en op welke manier er contact is.
Het kan zijn dat ArboNed telefonisch contact met je opneemt of langskomt voor een huisbezoek.
Verblijf je op een ander adres, permanent of tijdelijk, dan moet dit altijd binnen 24 uur aan de Office Manager en aan ArboNed worden doorgegeven.

Als het nodig is, ontvang je een oproep voor het spreekuur van ArboNed. Dit is een verplicht en belangrijk onderdeel van de verzuimbegeleiding, zowel voor jou als voor BTTR. De bedrijfsarts gaat met je in gesprek over de reden van het verzuim. Je bent verplicht om de bedrijfsarts van de benodigde (medische) informatie te voorzien, zodat hij een objectief, medisch oordeel kan geven. Op basis hiervan kan ArboNed aan jou en aan BTTR een advies geven over de re-integratie en samen bekijken hoe je het beste begeleid kan worden.

Tijdens de spreekuren evalueert ArboNed de voortgang van het verzuimtraject, dit wordt vastgelegd in een dossier. Zowel jij als BTTR ontvangt een terugkoppeling van ArboNed van de afspraken die gemaakt zijn tijdens het spreekuur. Als het nodig is, neemt de bedrijfsarts contact op met BTTR voordat hij een advies geeft. Heb je vragen naar aanleiding van het advies: bel ArboNed.

• Annulering van een afspraak met ArboNed moet uiterlijk 24 uur van tevoren door BTTR worden gedaan.
• Kan je niet op het spreekuur komen? Bij verhindering neem je zo snel mogelijk contact op met BTTR om de afspraak te (laten) verzetten.
• Kan je niet naar het spreekuur reizen? Neem dan contact op met BTTR om samen tot een oplossing te komen.
• Heb je een uitnodiging voor het spreekuur ontvangen en zijn de werkzaamheden inmiddels weer hervat? Geef dit dan door aan BTTR. BTTR neemt vervolgens contact op met ArboNed.

De bedrijfsarts adviseert over de mogelijke datum waarop het werk (deels) hervat kan worden. Ben je niet in staat om op de afgesproken dag weer aan het werk te gaan, dan:

• licht je onmiddellijk BTTR in
• licht BTTR zo snel mogelijk ArboNed in

Zodra je weer in staat bent om te werken, dan meld je je beter bij de Office Manager. Ga je deels weer aan het werk, dan blijft overleg met de bedrijfsarts nodig.

BTTR en jijzelf zijn samen verantwoordelijk voor re-integratie en een snelle en verantwoorde terugkeer naar het werk. We werken samen aan de begeleiding en activiteiten die hierop gericht zijn, bijvoorbeeld training, scholing, gedeeltelijke werkhervatting en werkaanpassing. Van jou wordt een actieve opstelling verwacht in dit proces.

Tijdens de periode van arbeidsongeschiktheid werk je optimaal mee aan het herstel en houd je je aan de gemaakte afspraken met de bedrijfsarts van ArboNed en ons. Tijdens ziekte mag je geen arbeid verrichten, behalve wanneer dit in het belang van je gezondheid is voorgeschreven of wanneer je hiervoor toestemming hebt gekregen van de arbodienst.

Wanneer je op vakantie wil tijdens de verzuimperiode, dan heb je hiervoor toestemming nodig van BTTR. BTTR kan zijn beslissing baseren op het advies van ArboNed.

Het eerste jaar dat je ziek bent krijg je 100% van je salaris of maximumdagloon* doorbetaald. Ben je na een jaar helaas nog niet hersteld dan krijg je 70% doorbetaald van je salaris of maximumdagloon.

*Het maximumdagloon wordt jaarlijks bepaald door het UWV voor de huidge bedragen kijk hier.

Je kan op eigen initiatief contact opnemen met ArboNed over gezondheid en werk, juist als er (nog) geen sprake is van arbeidsongeschiktheid. Dit kan bijvoorbeeld door het open spreekuur te bezoeken. BTTR hoeft niet te worden ingelicht over deze contacten. Het open spreekuur vraag je aan door contact op te nemen met Joost Bos, onze contactpersoon bij ArboNed. Hij is bereikbaar via joost.bos@arboned.nl of 088-3037162.

ArboNed ziet erop toe dat privacygevoelige gegevens optimaal worden beschermd tegen onbevoegden. In het privacyreglement is precies vastgelegd wie bepaalde gegevens mag inzien, hoe lang ze worden bewaard en hoe wordt voorkomen dat onbevoegde personen toegang krijgen tot deze informatie.

Medische informatie is uitsluitend toegankelijk voor de begeleidende bedrijfsarts van ArboNed die gehouden is aan het beroepsgeheim, eventueel een waarnemer bij afwezigheid en aan degene die onder de directe verantwoordelijkheid van de bedrijfsarts werken.

Vanuit de privacywetgeving ontvangt jouw leidinggevende van ArboNed geen inhoudelijke en/of medische informatie over het gesprek tussen jou en de professional van ArboNed. Wel ontvangt jouw leidinggevende informatie over jouw re-integratie. In sommige situaties kan de bedrijfsarts het wenselijk vinden om bepaalde informatie wel aan jouw leidinggevende terug te koppelen, bijvoorbeeld om beperkingen aan te geven voor de werkaanpassing. In zo’n geval vraagt ArboNed altijd eerst om toestemming.

Het is belangrijk dat je je tijdens verzuim aan bovenstaande regels houdt. Als je bijvoorbeeld onvoldoende meewerkt aan je herstel, dan kan dit leiden tot een waarschuwing. Als er geen verbetering optreedt, heeft BTTR het recht om de loondoorbetaling op te schorten of zelfs stop te zetten.

Omdat we willen dat je je ontwikkelt en het naar je zin hebt, voeren we elk jaar 4 gesprekken met je. Een planningsgesprek, twee voortgangsgesprekken en een beoordelingsgesprek. Tijdens het planningsgesprek stellen we doelen voor het komende jaar vast en bespreken we op welke onderdelen jij jezelf wilt ontwikkelen. De voortgangsgesprekken zijn er om tussentijds de stand van zaken over de afgelopen tijd te monitoren en waar nodig bij te sturen. Tijdens deze gesprekken heb je ook de gelegenheid om aan te geven wat je van je werk en je werkplek vindt. Aan het einde van het jaar wordt een beoordelingsgesprek gehouden. Het beoordelingsgesprek is een vaststelling van de mate waarin jij je hebt ontwikkeld ten opzichte van het planningsgesprek.

Het is fijn om in een opgeruimde omgeving te werken. Is je bureau netjes? Heb jij je taken gedaan die op het corvee rooster staan? Topper!

Een echte vakvrouw of vakman heeft goed gereedschap nodig. We willen dat jij voor onze klanten kan excelleren. En daarom gebruiken we bij BTTR de nieuwste apparatuur en programmatuur.

Een laptop krijg je dan ook van ons in bruikleen. Dat betekent dat je bij uitdiensttreding de laptop weer terug moet geven. Afhankelijk van je functie wordt de juiste programmatuur geïnstalleerd op je laptop. Elke werkplek op kantoor is ingericht met twee schermen zodat je lekker kunt werken. Afhankelijk van je functie is er andere hardware beschikbaar. Mis je iets? Geef het aan!

We werken op een wijze die zich het best laat omschrijven als Agile, met een eigen twist.

BTTR is continu op zoek naar nieuwe medewerkers. Wist je dat je een bonus ontvangt wanneer je een nieuwe collega aanbrengt? Voor elke nieuwe medewerker die via jou bij ons aan de slag gaat, ontvang je een aanbrengbonus. Een eerste deel ontvang je als de nieuwe collega door zijn proeftijd heen is gekomen, een tweede deel als deze na 7 maanden nog steeds in dienst is. De actuele bonusbedragen worden vastgesteld door het MT. De laatst gecommuniceerde bedragen zijn geldig.

Op deze manier is niet alleen BTTR geholpen, maar ook jouw kennis en jijzelf. Kortom, een win-win-win situatie! De bedragen gelden bij een fulltime dienstverband. Als een kandidaat parttime wil werken dan wordt de bonus lager, namelijk gelijk aan het parttimepercentage.
Daarnaast zijn er altijd mogelijkheden voor open sollicitaties die verstuurd kunnen worden naar info@bttr.nl.

Voorwaarden:

Om voor de aanbrengbonus binnen BTTR in aanmerking te komen, hanteren we onderstaande voorwaarden:

1. Vanaf het begin is bij BTTR bekend dat het om een referral gaat;
2. Een referral kan uitsluitend door één medewerker werkzaam binnen BTTR aangedragen worden;
3. Referral solliciteert bij BTTR;
4. De sollicitant is op het moment van de sollicitatie niet bekend bij BTTR;
5. Alle medewerkers in dienst van BTTR komen in aanmerking voor de bonus;
6. Het contract voor bepaalde tijd of onbepaalde tijd is ondertekend door referral;
7. Bij discussies of onduidelijkheden beslist de directie;
8. Uitbetaling van de aanbrengbonus vindt plaats in de maand na de proeftijd indien de kandidaat de proeftijd heeft doorstaan; en nadat de medewerker 6 maanden heeft gewerkt voor BTTR;
9. Deze regeling kan op elk moment door directie stopgezet worden.

Onze preventiemedewerker is onze Office Manager.

Je kan bij haar terecht voor vragen en/of opmerkingen op gebied van arbeidsomstandigheden en veilig en gezond werken.

Binnen ons bedrijf zijn 6 BHV’ers. Wij zorgen ervoor dat hun kennis up-to-date is. Is er een calamiteit roep een van hen erbij en volg dan hun instructies op.

• Peter van Aalderen (Hoofd BHV)
• Nicole Verwaard
• Bas van Cleef
• Matthijs Lam
• Lianne van Doormalen
• Mark van der Bent

Tijdens kantooruren kunnen we gebruik maken van de AED van Broekhuis Veenendaal. De AED bevindt zich bij de receptie.
Je kan via de deur rechts van onze ingang naar binnen. Let wel op het hekje.

Wordt je verzocht het pand te verlaten, doe dit dan gelijk en laat je spullen achter. Vervolgens ga je naar de verzamelplek en wacht je op verdere instructies van de BHV’er.

Verzamelplek: Op het gras bij de brievenbus, op de hoek van de Lorentzstraat en de Newtonstraat.

Op AI gebaseerde diensten zijn erg nuttig in ons werk. Zij kunnen een deel van het werk voor ons doen, zoals het automatisch genereren van softwarecode en documentatie, automatische conversie van de ene taal naar de andere en ga zo maar door. Er zijn helaas wel risico’s die het gebruik ervan met zich meebrengen. Daarom hebben we bij BTTR dit beleidsstuk opgesteld en toegevoegd aan ons bedrijfsreglement.

We verbieden het gebruik van niet gecontracteerde AI-diensten voorlopig niet.

We zien dat dit in onze branche wel wordt gedaan, maar omdat wij innovatie als ons belangrijkste speerpunt zien, gaan wij op zoek naar een gereguleerde manier van werken met niet gecontracteerde AI-diensten, totdat er diepgaande inzichten ontstaan die ons ertoe dwingen om niet gecontracteerde AI-diensten alsnog te verbieden. We doen een beroep op ieders gezonde verstand.

Twijfel je of het gebruik van een niet gecontracteerde AI-dienst wel verstandig is voor de actie die jij voor ogen hebt? Gebruik het dan niet en bespreek dit met je teamlead.

We hebben richtlijnen opgesteld voor het verantwoord gebruik van niet gecontracteerde AI-diensten.

Deze richtlijnen presenteren we in dit beleidsstuk. Zie artikel 9.5

Mist er in jouw ogen een belangrijke richtlijn? Deel dit met jouw teamlead.

We verbieden bepaalde specifieke acties/handelingen bij het gebruik van niet gecontracteerde AI-diensten.

Deze acties presenteren we in dit beleidsstuk. Zie artikel 9.5

Mist er in jouw ogen een belangrijke actie die verboden zou moeten worden? Deel dit met jouw teamlead.

We signaleren in ieder geval de volgende niet gecontracteerde AI-diensten die momenteel binnen BTTR worden gebruikt:

• ChatGPT
• Copilot
• ChatSonic
• Midjourney

Daarnaast zijn er ook AI-toepassingen binnen bestaande software, waar al (veelvuldig) gebruik van wordt gemaakt. Denk hierbij aan integraties in Notion, Shutterstock, PhpStorm, enzovoorts.

Richtlijnen voor het verantwoord gebruik van niet gecontracteerde AI-diensten:

1. Bij twijfel niet gebruiken!
   Ben je niet zeker of de actie die je wilt uitvoeren zonder risico is? Doe het dan niet. Ga in overleg met je teamlead en wacht op de respons vanuit de organisatie.
2. Deel nooit privacygevoelige gegevens met een niet gecontracteerde AI-dienst!
   Deel geen namen van personen, NAW-gegevens of andere persoonsgegevens met een AI-dienst.
   
3. Gebruik AI-diensten voornamelijk voor repeterend werk.
   Dit scheelt je erg veel werk en AI is daar uitermate geschikt voor.
4. Wees voorzichtig met het gebruik van namen van bekende kunstenaars/personen of organisaties om content te laten ontwikkelen.
   Het risico op inbreuk op auteursrecht is namelijk groot.
5. Deel geen code of content die van BTTR of van een klant van BTTR is en als intellectueel eigendom wordt beschouwd.
   Dit is om het lekken van vertrouwelijke informatie (inclusief bedrijfsgeheimen), inbreuk op het auteursrecht, schending van de naleving en onbetrouwbare code te voorkomen.
6. Gebruik je gezond verstand!
   Als iets een slecht idee lijkt, dan is dat het vaak ook. Niet doen dus.

Hieronder vind je een aantal tot nu toe gedefinieerde risico’s die we nu al lopen bij gebruik van niet gecontracteerde AI-diensten: 

1. Lekken van IP (intellectueel eigendom)
   Informatie die in een openbare AI-dienst wordt ingevoerd, kan leiden tot het lekken van intellectueel eigendom en bedrijfsgeheimen (bijvoorbeeld code, documentatie, modellen, inloggegevens, sleutels), omdat dit kan gebeuren door (delen van) code op een (niet gecontracteerde) openbare clouddienst te kopiëren. In dit geval gebruik je intellectueel eigendom dat niet van jou is, je lekt dan dus actief intellectueel eigendom. Dit betekent dat je jouw arbeidsovereenkomst schendt. Aangezien deze diensten niet gecontracteerd zijn, heeft BTTR geen manier om gelekt intellectueel eigendom te beveiligen of terug te halen. De meeste services gebruiken de ingevoerde informatie om hun AI-technologie te trainen, dat is onwenselijk met gevoelig intellectueel eigendom. En het kan zelfs  gebeuren dat de informatie die je hebt ingevoerd wordt gebruikt om de vraag van andere gebruikers te  beantwoorden binnen de AI-dienst. Bovendien kunnen de niet-gecontracteerde services worden gebruikt om endpoints, URL’s, enzovoort te reverse-engineeren, waardoor een aanvaller zijn aanvalsgebied kan uitbreiden.
2. Betrouwbaarheid van code
   Hoewel open AI-diensten steeds beter worden, zijn ze nog niet helemaal betrouwbaar. De software die wij aan onze  klanten leveren moet aan bepaalde kwaliteitsnormen voldoen. Er zijn echter nog geen kwalificatie mechanismen voor open AI-services, dus het gebruik van deze services kan leiden tot onnauwkeurige resultaten, met ernstige gevolgen.Ook kan een kwaadwillende gebruiker of aanvaller kwetsbaarheden introduceren in de gegevens, algoritmen of modellen die we gebruiken, welke niet door ons worden gedetecteerd.
3. Schending van de naleving
   Niet weten van wie en waar informatie vandaan komt of waar informatie naartoe wordt opgeslagen/geëxporteerd, kan ernstige gevolgen hebben voor de verplichting op verschillende gebieden van naleving. Niet-naleving kan leiden tot aanzienlijke juridische risico’s, waaronder boetes, straffen en rechtszaken. Denk hierbij aan privacyrisico’s zoals datalekken.
4. Inbreuk op het auteursrecht
   BTTR moet kunnen aangeven waar onze code vandaan komt. Als het “crowdsourced” is, moeten we credits  terugbetalen aan de technische gemeenschap. Het gebruik van AI-diensten brengt een juridisch risico met zich mee: als BTTR AI-generated code implementeert, kunnen we het doelwit worden van bedrijven die gespecialiseerd zijn in licentie misstanden.

Wij vragen je de genomen maatregelen te respecteren en verantwoordelijkheid te nemen. Als je vragen hebt over deze maatregelen, neem dan contact op met Peter van Aalderen.

BTTR heeft diverse maatregelen getroffen om te voldoen aan voorwaarden en standaarden met betrekking tot informatiebeveiliging.

Hierna worden verschillende onderwerpen behandeld die ervoor zorgen dat alle medewerkers binnen BTTR op een veilige manier werken en zorgvuldig omgaan met data en informatie.

In de arbeidsovereenkomst van iedere medewerker zijn diverse voorwaarden opgenomen over nevenactiviteiten, relatiebeding, concurrentiebeding, geheimhouding, boetebeding, intellectuele en industriële eigendomsrechten en geschillen. Bij deze voorwaarden zijn maatregelen opgenomen die in werking treden zodra er sprake is van een breuk van deze voorwaarden. Op deze manier zorgt BTTR ervoor dat medewerkers zich houden aan de gestelde voorwaarden met betrekking tot vertrouwelijkheid en informatiebeveiliging.

Binnen BTTR hanteren we het clear desk en clear screen beleid.

Dit betekend in de praktijk dat:

• Alle bedrijfsinformatie, laptopschermen en andere devices die behoren tot BTTR B.V. verborgen of afgeschermd moeten worden.
• Wanneer je weg loopt van je scherm moet je deze altijd vergrendelen, bijvoorbeeld als je even koffie haalt of het toilet bezoekt.
• Bij printers dienen na een printopdracht documenten direct opgehaald te worden.
• Het is van belang dat er geen gevoelige informatie op bureaus blijft liggen als er niemand bij aanwezig is. Indien een geprint document niet meer wordt gebruikt, dient deze direct vernietigd te worden.
• Documenten of andere openbare gegevensdragers met daarop klant- of bedrijfsinformatie dienen opgeborgen te worden in een vergrendelde omgeving, bijvoorbeeld een ruimte, een kluis of een kast die op slot gedraaid kan worden.
• Verder bewaren we gevoelige of essentiële bedrijfsinformatie in een afgesloten ruimte (kluisruimte). Onbeheerde apparaten worden opgeborgen in de daarvoor bestemde afgesloten kluisruimte.

BTTR geeft medewerkers de mogelijkheid om bedrijfsmiddelen in bruikleen te nemen zoals bijvoorbeeld een laptop, sleutel of andere apparaat. Er is een lijst waarop wordt bijgehouden wie welk bedrijfsmiddel in bruikleen heeft.

De bedrijfsmiddelen zijn en blijven altijd eigendom van BTTR B.V. en dienen zorgvuldig gebruikt te worden door alle medewerkers.

BTTR verwacht dat medewerkers rekening houden met de volgende zaken:

• Met in bruikleen gegeven bedrijfsmiddelen dient de medewerker zorgvuldig om te gaan. De medewerker zal er altijd zorg voor dragen dat risico’s met betrekking tot informatieveiligheid zoveel mogelijk worden beperkt.
• Iedere medewerker tekent een bruikleenovereenkomst wanneer een apparaat of ander bedrijfsmiddel in ontvangst word genomen. Daarin zijn voorwaarden opgenomen voor het gebruik, gevolgen bij schade, diefstal of andere problemen.
• Bij schade, diefstal of andere problemen omtrent het gebruik van een in bruikleen genomen bedrijfsmiddel dienst medewerker dit direct te melden bij de Office manager of Teamlead.
• Bedrijfsmiddelen dienen ingeleverd te worden direct na beëindiging van het dienstverband of als het bedrijfsmiddel niet meer nodig is. De Office manager is verantwoordelijk voor het terugnemen van alle bedrijfsmiddelen.

Als medewerker van BTTR heb je te maken met vertrouwelijke informatie van de organisatie en van klanten waar wij voor werken. Om die gegevens te beschermen hebben we verschillende maatregelen getroffen.

Als een medewerker zich niet houdt aan de regels en verwachtingen van ons bedrijf, kunnen disciplinaire maatregelen worden genomen. Dit kan variëren van een waarschuwing tot ontslag, afhankelijk van de ernst van de situatie. Er kan een formele procesure voor disciplinaire maatregelen in werking treden als het management dit passend vindt. Per situatie wordt door het management beoordeeld in hoeverre een disciplinaire maatregel treffen nodig is. Voorbeelden van situaties waarin dit voor kan komen zijn: het (moedwillig) veroorzaken van een datalek, het onzorgvuldig omgaan met data of klantgegevens, het ongeautoriseerd kopiëren van data of (klant)gegevens, het onzorgvuldig omgaan met in bruikleen gegeven bedrijfsmiddelen en andere vergelijkbare situaties.

We proberen altijd eerst problemen die zouden kunnen ontstaan op te lossen via gesprekken en mediation, maar als dit niet lukt, kunnen we overgaan tot formele disciplinaire maatregelen.

Er is een formele procedure opgesteld, die gevolgd dient te worden wanneer dit volgens het Management van BTTR B.V. passend of noodzakelijk wordt geacht.

BTTR geeft medewerkers de mogelijkheid om buiten kantoor te werken wanneer dit nodig is. Bijvoorbeeld thuis, onderweg, bij een klant of elders. Werk alleen remote als het noodzakelijk is of als daar een goede of geldige reden voor is. Daarbij is het een voorwaarde dat dit remote werken veilig en volgens de juiste richtlijnen gebeurt. BTTR heeft de volgende richtlijnen opgesteld om veilig remote werken mogelijk te maken.

BTTR verwacht dat medewerkers rekening houden met de volgende zaken:

• Werk alleen in een fysieke omgeving waar meekijken op je scherm voorkomen wordt. Ga dus niet met je rug naar een raam in een openbare plek zitten, in een volle treincoupé, of op een druk event. Zoek in deze gevallen altijd een werkplek op waarbij je vertrouwelijk kunt werken zonder meekijken van derden naast je, achter je of vlak in je buurt.
• Maak in geen enkel geval gebruik van openbare, onbeveiligde Wifi verbindingen of andere onbeveiligde verbindingen. Je kunt in dit soort gevallen altijd gebruik maken van je eigen mobiele hotspot. Als je twijfelt, gebruik dan een VPN verbinding.
• Zorg ervoor dat je gezin of huisgenoten geen toegang hebben tot bedrijfsinformatie.
• Zorg dat de bedrijfsmiddelen altijd van de nieuwste updates zijn voorzien.
• Wees je bewust van de classificatie van documenten en pas de juiste maatregelen toe op basis van de genoemde classificatie.

Wanneer je hier vragen over hebt kan je altijd terecht bij de Security Officer. Deze kan je hierin ondersteunen of aanvullende training of uitleg geven.